Les différents confinements que nous venons de vivre ces deux dernières années ont poussé les entreprises à innover et les salariés à travailler autrement. Ainsi, le télétravail a pris un véritable tournant dans notre société.
Aujourd’hui, ce mode de travail permet un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, contribuant au bien-être de vos salariés, à leur motivation et à leur épanouissement professionnel.
Cependant, une mauvaise organisation et des outils inadaptés peuvent nuire au télétravail de vos salariés et engendrer une perte financière pour votre entreprise. Nous vous proposons un état des lieux des logiciels pour être efficace en télétravail.
1 – Logiciel de gestion de projet
Dans une entreprise, les projets s’enchaînent les uns après les autres, il est donc primordial de pouvoir les classer et suivre leur état d’avancement. De plus, le travail d’équipe demande une organisation optimale pour maintenir une collaboration efficace. Les outils de gestion de projet font donc partie intégrante des logiciels pour être efficace en télétravail. Il en existe plusieurs dont :
- Google Calendar est un outil Google dans lequel les dates limites, les rendez-vous, les réunions et les annotations peuvent être insérés dans un calendrier partagé. Chacun des membres de l’équipe peut accéder aux informations depuis le navigateur ou via l’application calendrier de son smartphone.
- Trello vous donne accès à une organisation de travail similaire aux intranets d’entreprises. Le logiciel offre la possibilité d’attribuer des tâches à chaque utilisateur, de vérifier les avancées et les progrès grâce aux checklists, de démarrer des conversations en temps réel et d’utiliser des étiquettes pour mettre en évidence les priorités.
- Monday.com vous permet de suivre l’ensemble de vos projets dans les différents pôles de votre entreprise et de fixer des tâches qui peuvent par la suite être attribuées à différentes personnes. Des deadlines et des alertes peuvent également être fixées pour suivre l’évolution des projets. Au-delà de deux utilisateurs, cet outil devient payant.
2 – Logiciel de communication
Les logiciels pour être efficace en télétravail passent aussi par les logiciels de communication. Les échanges par e-mail et par téléphone entre collaborateurs sont toujours possible lorsque l’on travaille à distance mais de nombreux avantages sont en faveur de la discussion instantanée. Ces solutions permettent par ailleurs de conserver une trace écrite des échanges, de partager des documents, d’avoir une discussion publique ou privée en toute sécurité.
Pour les appels à distance et visioconférence, nous vous citons par exemple :
- Microsofts Teams propose une version gratuite qui vous permet d’organiser des visioconférences par équipe tout en partageant des fichiers sur OneDrive, de type Word ou Excel, que vous pouvez modifier de manière collaborative.
- Zoom vous autorise à créer des conférences téléphoniques avec plusieurs personnes. Ce logiciel pour être efficace en télétravail vous sert à partager votre écran pour afficher tous types de documents et à enregistrer automatiquement des réunions ou des webinars pour pouvoir les rediffuser par la suite.
Pour les discussions instantanées :
- Avec Slack, vous pouvez créer des canaux pour chaque projet, équipe, ou sujet. Ainsi, les messages, fichiers, tâches et mises à jour sur un même projet sont regroupés en un seul et même espace accessible à toute l’équipe.
- Hangouts : si votre entreprise utilise Google Suite, vous avez accès à Hangouts Chat pour communiquer avec vos collègues, soit sous forme de chat individuel soit sous forme de salon réunissant sous un même chat plusieurs personnes. La plateforme offre également la possibilité d’organiser des conférences téléphoniques.
3 – Système de partage de données
Le Cloud est un incontournable du travail à distance. Cette interface sécurisée présente un double intérêt : celui de partager vos données et de les stocker de manière sécurisée en ligne. Elles sont ainsi facilement accessibles et récupérables en cas de besoin.
- Terra Drive est une solution de synchronisation et de partage de fichiers pensée pour les professionnels par Terra Computer. Ce drive vous permet de partager vos données avec vos collègues et partenaires et travailler sur des documents communs en même temps. Bonne nouvelle : toutes les données sont stockées dans le Terra Cloud situé en Europe, plus précisément en Allemagne ! L’offre Drive permet de synchroniser tous les appareils de l’entreprise, de sorte à ce que l’ensemble des données soit accessible depuis n‘importe où, sur n’importe quel appareil et bien sûr en toute sécurité.
Il existe d’autres solutions sur le marché comme, par exemple, Google Drive et Dropbox.
4 – Programme de contrôle à distance
Enfin, les programmes de contrôle à distance tels que TeamViewer et Anydesk font partie des logiciels pour être efficace en télétravail. Ils permettent, grâce à une connexion Internet et la possibilité de générer des codes uniques d’accès sécurisé, d’accéder à un autre ordinateur. L’utilisateur qui dispose d’un ordinateur connecté au réseau d’entreprise pourra, par exemple, se connecter à son ordinateur de travail au bureau depuis son domicile via un accès à distance. Nous pensons à :
- TeamViewer (compatible Windows, Android, Linux et Mac).
- Anydesk (compatible Windows, Android, Linux et Mac)
Ces différents logiciels vous assureront une meilleure organisation et une meilleure efficacité lorsque vos collaborateurs travailleront à distance.
Nos équipes TERRA Computer sont à disposition pour vous accompagner
et vous conseiller dans vos choix, n’hésitez pas à nous contacter !